Politica de Confidențialitate și Protecția Datelor

Operatorul de date cu caracter personal

Operatorul care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal este:

• S.C. ARB S.R.L., persoană juridică română, cu activitate principală de comerț cu ridicata (distribuție) de bunuri de larg consum – produse alimentare, băuturi și produse nealimentare de uz curent – către retail și HoReCa.
• Sediu social: Str. Henry Ford, Nr. 27 B, Sat Preajba, Județul Dolj, România.
• CUI: 24047280 · Nr. Reg. Comerțului: J16/1173/2008 (identificator unic ONRC: J2008001173163).
• Date de contact pentru protecția datelor: office@arb-craiova.ro, telefon +40 765 132 143.

Scopul și temeiul pentru procesarea și prelucrarea datelor personale

Pentru ca dumneavoastră să puteți interacționa cu conținutul de pe website-ul nostru, în calitate de persoană fizică, puteți fi supus activității de prelucrare a datelor. Utilizatorii noștri pot îndeplini următoarele roluri:

1. Clienți (Persoane fizice) sau Reprezentanți / Angajați ai Clienților B2B

1.1 Procesul de vânzare și distribuție: Pentru a vă putea vinde și livra produsele solicitate din portofoliul nostru FMCG (alimente, băuturi și bunuri de larg consum) și pentru a asigura continuitatea aprovizionării, avem nevoie de datele dumneavoastră. Temeiul juridic este contractul de vânzare/distribuție sau demersurile precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).

1.2 Comunicare eficientă: Folosim datele dumneavoastră pentru a putea comunica rapid cu privire la oferte, comenzi, stocuri, termene de livrare și eventuale reclamații privind produsele. Temeiul este executarea contractului sau interesul legitim de a asigura servicii prompte.

1.3 Respectarea obligațiilor legale: Există obligativitatea legală de a folosi datele dumneavoastră pentru întocmirea facturilor fiscale și a avizelor de însoțire a mărfii, pentru asigurarea trasabilității loturilor conform Regulamentului (CE) nr. 178/2002 (inclusiv în caz de retragere sau rechemare a unui produs) și pentru respectarea normelor fiscale și contabile din România.

Categorii de date prelucrate: Nume, prenume, funcție/calitate, adresă de livrare, număr de telefon, e-mail și detalii despre compania pe care o reprezentați.

2. Utilizatori ai Formularului de Contact și ai Asistentului Virtual (AI Chatbot)

2.1 Formularul de Contact: Datele transmise prin formular sunt folosite strict pentru a răspunde întrebărilor dumneavoastră comerciale sau tehnice. Temeiul este consimțământul dumneavoastră expres, acordat prin bifarea obligatorie a căsuței GDPR înainte de trimitere.

2.2 Asistentul Virtual AI: Site-ul integrează un chatbot automatizat pentru suport în timp real. Istoricul mesajelor text introduse voluntar de utilizator este procesat strict pentru generarea de răspunsuri de către algoritmul AI. Temeiul este interesul legitim de a oferi asistență rapidă pe site.

Notă importantă: Utilizatorii sunt rugați să nu introducă date personale sensibile (CNP, conturi bancare, adrese private) în fereastra de chat.

Categorii de date prelucrate: Nume, e-mail, mesaje text transmise în formular, loguri ale conversației din chat-ul AI.

3. Parteneri de afaceri, Furnizori și Producători

3.1 Îndeplinirea relațiilor contractuale: Utilizăm datele reprezentanților pentru gestionarea contractelor de achiziție și de distribuție încheiate cu producătorii autohtoni și cu importatorii, precum și pentru recepția mărfurilor în depozitele noastre. Temeiul este contractul semnat de comun acord.

3.2 Comunicare tehnică și trasabilitate: Coordonarea recepțiilor, a condițiilor de depozitare în siguranță alimentară, a returnărilor de marfă și a procedurilor de retragere/rechemare a produselor neconforme.

Categorii de date prelucrate: Nume, prenume, telefon, e-mail, serie/număr delegație.

4. Activități de servisare, merchandising și studii de piață

4.1 Servisare și merchandising la punctul de vânzare: Echipele noastre înregistrează date operaționale la locațiile clienților (persoana de contact din magazin, confirmări de recepție, situația expunerii la raft și a stocului). Temeiul este executarea contractului de distribuție și interesul legitim de a asigura o prezență corectă a produselor la raft.

4.2 Studii de piață și analiza vânzărilor: Realizăm analize privind cererea, rotația produselor și acoperirea teritorială. Aceste studii se bazează, ca regulă, pe date agregate și statistice, fără identificarea persoanelor fizice. Acolo unde sunt folosite date de contact ale reprezentanților clienților, temeiul este interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR), evaluat astfel încât să nu prevaleze asupra drepturilor dumneavoastră.

4.3 Promovare comercială: Comunicările de marketing privind promoțiile și noile produse din portofoliu sunt transmise pe baza consimțământului dumneavoastră sau, în relația B2B, în temeiul interesului legitim, cu posibilitatea de dezabonare în orice moment.

Categorii de date prelucrate: Nume, prenume, funcție, denumirea și adresa punctului de lucru, telefon, e-mail, semnătură de confirmare a recepției, date privind comenzile și vânzările.

Destinatarii datelor și transferul către terți

Datele dumneavoastră sunt tratate cu maximă confidențialitate. Pentru funcționarea optimă a site-ului și a serviciilor, datele pot fi dezvăluite către:

• Furnizorii de servicii IT: găzduirea site-ului și infrastructura pentru formularul de contact și pentru asistentul virtual sunt asigurate de Google Ireland Limited (Firebase Hosting, Cloud Functions, Firestore), iar trimiterea mesajelor din formularul de contact este intermediată de Web3Forms. Se adaugă furnizorii de securitate cibernetică și mentenanță tehnică.
• Furnizorul de procesare AI – Groq, Inc. (Statele Unite): mesajele pe care le trimiteți în fereastra de chat sunt transmise criptat, prin interfața de programare (API), către Groq, Inc., exclusiv în scopul generării răspunsului. Transferul se realizează în temeiul clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Nu transmitem odată cu mesajul numele, adresa de e-mail sau alte date de identificare, motiv pentru care vă recomandăm să nu introduceți date personale în chat.
• Transportatori parteneri: Atunci când livrarea nu este efectuată cu mijloacele proprii, datele strict necesare (nume persoană de contact, adresă de livrare, telefon) sunt comunicate transportatorului desemnat.
• Furnizori de servicii contabile, de audit și de recuperare a creanțelor, în limita necesară îndeplinirii obligațiilor legale și contractuale.
• Autorități publice (ANAF, ANPC, ANSVSA/DSVSA, Garda Financiară, instanțe judecătorești), atunci când legea impune sau permite acest lucru – în special în cadrul controalelor privind siguranța alimentelor și trasabilitatea produselor.

Nu transferăm datele dumneavoastră în afara Spațiului Economic European decât în măsura în care furnizorii noștri de servicii tehnice operează astfel de transferuri, situație în care acestea se realizează pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a unei decizii de adecvare.

Perioada de stocare a datelor

Păstrăm datele dumneavoastră doar atât timp cât este necesar, în funcție de categoria de date:

Prelucrarea adresei IP pentru prevenirea abuzului

Pentru a împiedica utilizarea automată sau abuzivă a Asistentului Virtual AI și pentru a proteja bugetul alocat acestui serviciu, limităm numărul de mesaje care pot fi trimise dintr-o singură sursă. În acest scop prelucrăm adresa IP a vizitatorului, care constituie dată cu caracter personal.

• Temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR – interesul nostru legitim de a preveni abuzul asupra unui serviciu pus la dispoziție gratuit.
• Nu stocăm adresa IP în clar. Aceasta este transformată printr-o funcție criptografică ireversibilă (SHA-256, cu element secret de tip salt), iar în baza noastră de date ajunge doar rezultatul acestei transformări. Din el nu se poate reconstitui adresa IP inițială.
• Ștergere automată: înregistrarea expiră și este eliminată automat de sistem în cel mult 7 zile de la ultima interacțiune, fără nicio intervenție manuală.
• Nu folosim aceste date pentru profilare, pentru publicitate, pentru analiza comportamentului dumneavoastră și nu le corelăm cu alte informații pe care le deținem.

Drepturile dumneavoastră conform GDPR

În calitate de utilizator, beneficiați de următoarele drepturi, pe care le puteți exercita oricând printr-o cerere scrisă transmisă pe adresa de e-mail a firmei: